ビジネスメールでは、「急な連絡で申し訳ありません」というフレーズを使うことがあります。
このフレーズは、本題の前につけることで、相手への印象をよくしたり不快感を和らげることができます。
本記事では、「急な連絡で申し訳ありません」の意味や使い方などを解説します。
「急な連絡で申し訳ありません」の意味と使い方
まずは「急な連絡で申し訳ありません」の意味と使い方について見ていきます。
意味について
ビジネスメールで「急な連絡で申し訳ありません」という表現は、一般的には「突然の」という意味で使われます。
「急な」にはその他の意味もありますので、紹介しておきます。
１ 進行がせかせかと速い。いそぐ。「急行・急進・急速・急流／早急・至急・性急」
引用元：Weblio デジタル大辞泉
２ 事態がさし迫っている。「急迫・急務・急用／応急・火急・危急・救急・緊急・不急」
３ にわかに。突然。「急遽(きゅうきょ)・急激・急死・急転・急病・急変／短兵急」
４ 傾斜の度が大きい。「急峻(きゅうしゅん)・急坂」
５ 「急行」の略。「準急・特急」
ビジネスメールでの使い方
ビジネスメールで「急な連絡で申し訳ありません」というフレーズを使う場合、本題に入る前のクッション言葉として使われます。
具体的には以下のような場面で使われます。
はじめての連絡時
例：「急なご連絡申し訳ございませんが、弊社の製品がお役に立てるかもしれないと考え、ご連絡差し上げました。」
直前での予定変更時
例：「急な連絡申し訳ございませんが、本日のミーティングはキャンセルさせていただきたく存じます。」
期限短い業務連絡時
例：「急な連絡申し訳ございませんが、今日中に対応していただけますでしょうか。」
緊急のトラブル時
例：「突然の連絡申し訳ございませんが、会社のシステムに異常が発生しており、対応に追われております。ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、ご理解いただけますようお願い申し上げます。」
「急な連絡で申し訳ありません」の同義語
「急な連絡で申し訳ありません」というフレーズには、以下のような同義語があります。
- 急なご連絡で恐れ入ります。
- 急なご連絡で恐縮です。
- 突然のご連絡申し訳ありません。
- 突然のご連絡お詫び申し上げます。
急な連絡するときに注意すべきポイント
急な連絡をするときには、以下のようなポイントに注意する必要があります。
適切な場面で使う
「急な連絡で申し訳ございません」という表現は、あくまでも自分が相手に迷惑をかけたことを謝罪するための表現です。そのため、必要以上に使うと相手に不快感を与える可能性があるため、適切な場面で使うようにしましょう。
また、今回はビジネスメールでの使い方を解説しましたが、ビジネスメールが最適ではない場合もあります。
対面や電話でのやりとりも含め適切なものを選択するように心がけましょう。
一般的には、対面、電話、メールの順で丁寧なコミュニケーションになります。
理由を伝える
「急な連絡で申し訳ございません」という表現だけでは、相手がなぜ急な連絡をする必要があったのかが伝わりにくい場合があります。そのため、必要であれば理由を伝えることで、相手に理解してもらいやすくなります。
対応策を提示する（必要に応じて）
「急な連絡で申し訳ございません」という連絡は、ミスやトラブル時にもよく使われます。その場合は、簡単でもいいので、原因や再発防止策も伝えるのがよいでしょうｋ。
以上が、ビジネスメールで「急な連絡で申し訳ありません」というフレーズの使い方、同義語、注意すべきポイントについての解説です。急な連絡をする際には、ぜひ参考にしてみてください。