ビジネスメールでは1メールにつき1つの話題が望ましいと言われています。
とはいえ、1つのメールで複数の話題を伝えたい時もあると思います。どのように書けば相手にうまく伝えられるでしょうか？
本記事ではメール作成時に役立つ、ビジネスメールで話題を変える時の書き方をお伝えします。
ビジネスメールで話が変わるときの書き方、話を変える接続詞
本題から話を変えて、別件を切り出すのにはいくつかの方法があります。大きく分けると次の3つです。
- 「別件ではございますが」、「話は変わりますが」とストレートに伝える
- 転換の接続詞を使う
- はじめに複数の話題があることを明示する
それでは、それぞれの内容を説明していきます。
ストレートに伝える
別件を伝えたいのであれば、「別件ではございますが」、「話は変わりますが」と記載するのが最も分かりやすいです。
「別件である」と明記しているので、誰がみても話が変わっていることが分かります。
話を変える接続詞を使う（転換の接続詞）
転換の接続詞は、前の事柄とは別の話題に話を変えるときに使います。
ビジネスメールにおいても、転換の接続詞を使うことで、話が変わることを伝えることができます。
転換の接続詞の例としては以下のようなものがありますが、ビジネスメールにおいては、「さて」もしくは「ところで」が使われるケースが多いです。
- さて
- ところで
- では
- それでは
- 次に
- ときに
- それはさておき
「また」は物事を列挙するときや、別の事柄を加えるときにつかう接続詞です。話題を変えるというよりも、話の補足的な意味合いが強いので注意しましょう。
はじめに複数あることを項目立てて明示する
「今回は2つお伝えしたいことがあります。1つ目は〜です、次は〜です」のような具合でメールを記載する方法もあります。
「別件ですが」や「さて」などの接続詞を使わずとも、複数ある話題のそれぞれが別の話題であることを明確にできます。
ビジネスメールで話題を変えるときには、次に説明するポイントを押さえて書くと良いです。
ビジネスメールで話題を変えるときのポイント
新しい話題の意図を明確にする
新しい話題についての意図や目的を説明します。既存の話題とは別のトピックスの位置付けを説明することで、相手にも伝わりやすくなります。
整理された構成
話の途中で話題を変えるのではなく、きっちり前の話題を終えてから新しい話題に移るフレーズを使います。
話が少し変わる場合でも、一般的には下記のような点を意識して文章を書くと分かりやすいでしょう。
- 時間の流れに沿って整理
- 大きさ順に整理
- 重要度順に整理
前の話題との関連性を示す
前の話題と新しい話題がどのように関連しているかを明確にすることが大切です。関連がない場合はないという点が伝わると、分かりやすい文章になります。
このように、明確かつスムーズに話題を変えることで、相手にも理解しやすいメールになります。
新しくメールを作って話題を変えることも検討しよう
ここまでは1つのメールの中で話題を変えるコツを説明してきましたが、無理して同じメールの中で話を変える必要はありません。
つい既存のメールへの返信を使いがちですが、新たにメールを書くのが最適なケースもあります。
既存メールとの関連性の有無や、話題の違いの程度がポイントになります。
ビジネスメールで使える！「話は変わりますが」の敬語について
「話は変わりますが」は敬語の1つである丁寧語の表現ですので、そのまま使っても問題ありません。
他の書き方としては次のようなものがあります。
- お話は変わりますが
- 話を変えさせていただきますが
- さて
- 別件ではございますが
敬語には次の3つがあります。
- 尊敬語：相手の動作などを高める（「おっしゃる」など）
- 謙譲語：自分側の動作などを低くする（「伺う」など）
- 丁寧語：丁寧な表現にする（「です」「ます」など）
敬語についてもっと知りたい方には、文化庁 敬語の指針 がおすすめです。
メールの書き出しや締め方について知りたい方は、こちらの記事をご覧ください！
